- Durée : 2 jours
- Eligible CPF : non
Objectifs
Prérequis - Participants
Moyens pédagogiques & techniques
Programme
Objectifs
Mettre en place ou refondre un classement efficace, accessible, fiable et évolutif
Utiliser les fonctionnalités de son PC pour faciliter les recherches
Organiser les archives
Utiliser les fonctionnalités de son PC pour faciliter les recherches
Organiser les archives
Prérequis - Participants
Prérequis
Pas de prérequis spécifique
Participants
Tout public
Moyens pédagogiques & techniques
Moyens pédagogiques
Réflexion de groupe et apports théoriques du formateur
Travail d’échange avec les participants sous forme de réunion-discussion
Utilisation de cas concrets issus de l’expérience professionnelle
Validation des acquis par des questionnaires, des tests d’évaluation, des mises en situation et des jeux pédagogiques.
Alternance entre apports théoriques et exercices pratiques (en moyenne 30 à 50%)
Remise d’un support de cours.
Travail d’échange avec les participants sous forme de réunion-discussion
Utilisation de cas concrets issus de l’expérience professionnelle
Validation des acquis par des questionnaires, des tests d’évaluation, des mises en situation et des jeux pédagogiques.
Alternance entre apports théoriques et exercices pratiques (en moyenne 30 à 50%)
Remise d’un support de cours.
Modalités d’évaluation
Feuille de présence signée en demi-journée
Évaluation des acquis tout au long de la formation
Questionnaire de satisfaction
Attestation de stage à chaque apprenant
Positionnement préalable oral ou écrit
Évaluation formative tout au long de la formation
Évaluation sommative faite par le formateur ou à l’aide des certifications disponibles
Évaluation des acquis tout au long de la formation
Questionnaire de satisfaction
Attestation de stage à chaque apprenant
Positionnement préalable oral ou écrit
Évaluation formative tout au long de la formation
Évaluation sommative faite par le formateur ou à l’aide des certifications disponibles
Moyens techniques en présentiel
Accueil des stagiaires dans une salle dédiée à la formation, équipée d’ordinateurs, d’un vidéo projecteur, d’un tableau blanc et de paperboard
Moyens techniques à distance
A l’aide d’un logiciel comme Teams, Zoom…, un micro et éventuellement une caméra pour l’apprenant, suivez une formation en temps réel et entièrement à distance
Lors de la classe en ligne, les apprenants interagissent et communiquent entre eux et avec le formateur
Les formations en distanciel sont organisées en Inter-Entreprises comme en Intra-Entreprise
L’accès à l’environnement d’apprentissage (support de cours, labs) ainsi qu’aux preuves de suivi et d’assiduité (émargement, évaluation) est assuré
Les participants recevront une convocation avec lien de connexion
Pour toute question avant et pendant le parcours, une assistance technique et pédagogique est à disposition auprès de notre équipe par téléphone au 03 25 80 08 64 ou par mail à secretariat@feep-entreprises.fr
Lors de la classe en ligne, les apprenants interagissent et communiquent entre eux et avec le formateur
Les formations en distanciel sont organisées en Inter-Entreprises comme en Intra-Entreprise
L’accès à l’environnement d’apprentissage (support de cours, labs) ainsi qu’aux preuves de suivi et d’assiduité (émargement, évaluation) est assuré
Les participants recevront une convocation avec lien de connexion
Pour toute question avant et pendant le parcours, une assistance technique et pédagogique est à disposition auprès de notre équipe par téléphone au 03 25 80 08 64 ou par mail à secretariat@feep-entreprises.fr
Programme
Présentation de la formation, des participants et de leurs attentes spécifiques
Analyser l’information et choisir une méthode de classement
- Analyser l’information à traiter dans son service, identifier les atouts et contraintes
- Mettre en œuvre les principes du classement
- Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
- Choisir la méthode de classement la mieux adaptée
Les freins à la mise en place et à l’utilisation d’un système de classement
- Identifier les freins pour la mise en place d’un système de classement
- Gestion du temps
Faciliter l’accès de tous à l’information
- Adopter la démarche pour réorganiser le classement d’un service
- Élaborer un plan de classement
- Choisir des titres de dossiers pertinents
- Structurer ses dossiers de façon pratique
- Harmoniser les logiques individuelles au sein d’une équipe
- Faire coïncider le classement papier et micro
- Choisir un matériel adapté
Savoir quoi éliminer, savoir quoi archiver
- Adopter les pratiques des professionnels de l’archivage.
- Bonnes raisons de garder :
- que garder
- pendant combien de temps
- selon quels critères
- Connaître les durées légales de conservation des documents.
- Mettre en place une procédure simple et efficace pour retrouver à coup sûr le document, même de nombreuses années après.
Classer avec PC
- Concevoir ses bases de données
- Suivre son plan de classement, les archives, la documentation du service
Optimiser sa messagerie
- Fonctions d’Outlook pour gagner du temps dans le traitement des messages.
- Bonnes questions à se poser pour optimiser sa messagerie Outlook.
Découvrir la gestion électronique des documents
Bilan, évaluation et synthèse de la formation
Accessibilité
Notre organisme peut vous offrir des possibilités d’adaptation et/ou de compensations spécifiques si elles sont nécessaires à l’amélioration de vos apprentissages sur l’ensemble de nos formations. Aussi, si vous rencontrez une quelconque difficulté, nous vous invitons à nous contacter directement afin d’étudier ensemble les possibilités de suivre la formation
Profil formateur
Nos formateurs sont des experts dans leurs domaines d’intervention
Leur expérience de terrain et leurs qualités pédagogiques constituent un gage de qualité.
Leur expérience de terrain et leurs qualités pédagogiques constituent un gage de qualité.